La procédure de création d‘une GmbH avec contribution en numéraire (Bargründung) connait 5 étapes:
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1. Étape: Élaboration des statuts
Les statuts forment la constitution fondatrice de la société. En effet, les statuts individualisent la société, matérialisent ses principales caractéristiques, notamment ses objectifs et son fonctionnement général vis-à-vis des associés, des gérants et des tiers.
Les statuts doivent impérativement fixer
- le capital social,
- les associés et les parts qu’ils détiennent,
- la dénomination sociale,
- l’adresse commerciale de la société enregistrée en Allemagne
- l’objet de l’entreprise.
Les mentions facultatives dans les statuts de la GmbH sont par exemple:
- le nom du ou des gérants,
- les pouvoirs du gérant,
- dispositions de contôle de l’assemblée des associés vis-vis de la gérance
- conditions de cession des parts sociales,
- conditions pour exclure un associé.
2. Étape: certification des statuts
La GmbH est constituée par un acte notarié de constitution des statuts (notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags). Les statuts doivent être signés par tous les associés et certifiés conformes par le Notaire. Il est aussi possible que l’acte de constitution notarié soit signé par un représentant des associés fondateurs agissant sur procuration. Celle-ci doit également faire l’objet d’une authentification par un acte notarié. Par ailleurs, les associés designent par une résolution un ou plusieurs gérants (Geschäftsführer).
En outre, le gérant doit établir une liste des associés (Gesellschafterliste). La liste des associés a valeur probante. Sur la liste figurent obligatoirement le nom et le montant exact de la participation de chaque associé. Cette liste simplifie les procédures de cession de parts sociales.
Après authentification des statuts, le gérant doit ouvrir un compte au nom de l’entreprise sur lequel le capital social doit être transféré. Un paiement total de 12 500 euros sufit généralement pour l’inscription au registre du commerce d’une GmbH “standard” au capital social de 25 000 euros.
4. Étape: inscription au registre du commerce (Handelsregister)
Une fois que le capital social requis a été apporté à la GmbH (en tant que preuve un relevé du compte bancaire est exigé par le Notaire), le gérant dépose une demande d’inscription de la GmbH au registre du commerce. La demande doit être signée en personne par tous les gérants de la GmbH et accompagnée des documents concernant la GmbH à l’origine de la demande. En pratique, c’est le Notaire qui transmet la demande d’inscription au registre du commerce.
Par ailleurs, le registre du commerce requiert des documents attestant que toutes les exigences jurdiques de la loi pour la création d’une GmbH ont été remplies. Si tel est le cas, la GmbH est inscrite et formée à titre d’entité légale.
A noter que l’existence juridique de la société ainsi que la limitation de responsabilité devient effective dès l’inscription au registre du commerce.
5. Étape: Déclaration d‘exploitation commerciale (Gewerbeanmeldung)
Avant de commencer avec les opérations commerciales, l’office de surveillance commerciale et industrielle (Gewerbeamt) doit être informé des activités commerciales prévues par la société.